Software Gestionale Ristorazione

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Soluzione completa, sviluppata appositamente per velocizzare, gestire, organizzare, distribuire, raccogliere dati e informazioni

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Software ristorazione

Prima di scegliere un software gestionale sarebbe opportuno porsi delle domande sul tipo di esigenze dell'organizzazione. La stessa regola è chiaramente valida nel mondo della ristorazione, dove tra l'altro l'offerta di prodotti di questo tipo è piuttosto variegata. In questa pagina dunque, vedremo nel dettaglio cosa sono i gestionali per la ristorazione, a cosa servono, quali sono le funzionalità, e una breve selezione dei principali.

Software gestionali per la ristorazione: cosa sono

Molto spesso la ristorazione viene interpretata come un'attività semplice sia da iniziare che da gestire. Questo forse poteva essere valido in passato, ma ad oggi le cose sono decisamente cambiate. Probabilmente la ristorazione è una delle attività più complesse, e oltre ad alcune sue peculiarità, segue tutti e 6 quelli che sono i passi di una qualunque industria produttiva. Entrando nel dettaglio possiamo vedere che un'attività ricettiva dovrà fare:

• Ricerca, selezione, approvvigionamento. Queste tre fasi riguardano due distinti canali: Food & Beverage. Questo significa che l'attività dovrà mostrare un impegno costante nel trovare e scegliere le migliori materie prime, assicurare un corretto approvvigionamento, e chiaramente curare quelli che sono i rapporti con i fornitori.
• Magazzino. La conservazione e il trattamento dei prodotti precedentemente selezionati non può certamente avvenire come siamo abituati a fare nelle nostre abitazioni. La ristorazione è soggetta infatti all'HACCP, che tra l'altro meriterebbe un capitolo a parte.
• Trasformazione. In una cucina professionale la prima fase consiste nella preparazione delle basi necessarie a quello che sarà il corretto svolgimento della successiva fase. Il servizio sarà invece l'ultima delle fasi.
• Produzione. Il servizio è il momento principe della ristorazione, e in questo caso i feedback sono immediati. Solitamente in questa fase vengono impiegate almeno il 30/35% della totalità delle risorse umane, e che in linea di massima assorbono circa il 50% di tutte le risorse economiche.
• Logistica. Anche se può apparire esagerato, anche questa fase fa parte della ristorazione, dal momento che i piatti si spostano tra più zone, e in alcuni casi anche per ragioni di spazi, una perfetta coordinazione non è semplice da attuare.
• Servizi. La gestione di un'attività di ristorazione non termina certamente con il servizio al tavolo. Anzi, in realtà la fase dell'emissione di scontrini, conti separati, fatture, saldati in contanti o con carte, è tutt'altro che semplice.

Per comprendere meglio quanto siano complesse tutte le fasi precedentemente descritte nella loro totalità, basti pensare che una grande azienda produttiva solitamente compie solo le prime 4, mentre la quinta e la sesta fase vengono demandate ad altre tipologie di professionisti, in alcuni casi anche esterni all'azienda stessa. Con questi presupposti appare sicuramente più chiaro come un software gestionale che aiuti a snellire ed organizzare le fasi descritte, sia di fondamentale importanza in un'attività ristorativa.

Software gestionale per la ristorazione: caratteristiche principali

Abbiamo detto che l'implementazione di un software gestionale per la ristorazione permette di velocizzare ed organizzare razionalmente moltissime operazioni, soprattutto quelle che non apportano un immediato valore aggiunto per i clienti. Parliamo di attività che in assenza di un gestionale, verrebbero svolte manualmente, aumentando esponenzialmente i margini di errore. Prima di analizzare dunque quali sono i principali vantaggi di un software di questi tipo, è opportuno soffermarsi sulle principali caratteristiche che dovrà avere.

• Gestione delle sale. Monitorare le prenotazioni, i tavoli liberi, e quelli occupati, se fatto attraverso un pc e un gestionale, è più veloce, semplice, e permette anche una migliore ottimizzazione degli spazi.
• Velocizzazione delle comande. Attraverso dei software appositi, ogni cameriere ha la possibilità di annotare l'ordinazione e inviarla in real time in cucina, con un evidente risparmio di tempo.
• Aggiornamento dei menù. Inutile sottolineare l'importanza per un ristoratore di mantenere costantemente il menù aggiornato, sia sotto il profilo della descrizione dei piatti, che quello dei prezzi praticati.
• Emissione ricevuta fiscale. Attraverso l'utilizzo dei gestionali, è possibile gestire con precisione qualsiasi conteggio, anche quelli più complicati che oltre al contante prevedono l'utilizzo delle carte, piuttosto che dei ticket restaurant. Tutto questo tra l'altro, perfettamente in linea con le nuove normative dell'Agenzia delle Entrate sugli scontrini fiscali.

Utilità e vantaggi dei software gestionali per la ristorazione

Comprese quelle che sono le funzionalità principali di un software gestionale dedicato al mondo della ristorazione, ora passeremo ad analizzarne i principali vantaggi e benefici che derivano dal suo utilizzo. Grazie ad un gestionale è possibile dunque:

• Velocizzare i flussi operativi.
• Prestare un'attenzione maggiore a quei flussi operativi con un valore aggiunto maggiore.
• Ridurre i tempi morti.
• Soddisfare maggiormente la clientela.
• Migliorare la qualità del servizio offerto.

Oltre a quelli elencati, troviamo un altro vantaggio, che nel mondo odierno sempre più "schiavo" del marketing e della tecnologia, risulta davvero di fondamentale importanza: l'analisi dei dati. Esattamente come accade in altre realtà di settori merceologici differenti quindi, con il passare del tempo utilizzando un gestionale si raccolgono grandissime quantità di dati. Ovviamente un dato fine a se stesso non ha nessuna importanza, ma se analizzato nel contesto di mille altri, sopratutto se resi disponibili a più sistemi, può dare una svolta all'attività ricettiva.

Una volta elaborata questa preziosissima mole di informazioni dunque, sarà possibile fare delle stime e delle previsioni molto più accurate, calcolare quelli che sono gli andamenti economici, ma soprattutto pianificare delle precise strategie di marketing. Ogni decisione diventa quindi più rapida e precisa, perché non più basata sulle sensazioni del ristoratore, ma piuttosto su precisi dati reali costantemente aggiornati, raccolti e successivamente elaborati da un gestionale.

Un altro vantaggio davvero molto importante ottenibile grazie all'utilizzo di un sistema gestionale, è quello di una migliore gestione del delivery. La consegna a domicilio è sempre più amata ed apprezzata dalla clientela, e oramai in molte situazioni è diventata anche di moda. Non sono rare le compagnie di amici che preferiscono godersi una buona cena in compagnia a casa di qualcuno, piuttosto che magari infilarsi nel traffico e nel caos tipici dei fine settimana. Una corretta gestione del delivery quindi, permette di far aspettare meno le persone che attendono la consegna, ma anche quelle che aspettano di sedersi al tavolo.

I software più evoluti inoltre, permettono anche di tenere perfettamente sotto controllo i conteggi nel caso vi fossero delle affiliazioni come quella di Just Eat, Deliveroo, o altre, che come risaputo svolgono la funzione di intermediazione tra cliente e ristoratore, e che molto spesso si occupano anche dei pagamenti. Ovviamente quelli elencati sono solamente i principali vantaggi offerti da un buon gestionale per la ristorazione. Volendo riassumere tali vantaggi, potremmo dire che un software può diventare una sorta di compagno prezioso di lavoro, che permetterà di incrementare i guadagni, e renderà più sereni tutti gli aspetti della gestione dell'attività.

I principali software gestionali di ristorazione

Come anticipato, in circolazione possiamo trovare moltissimi software gestionali per la ristorazione, ognuno con sue precise peculiarità. Elencarli tutti non è ovviamente possibile. Ciò che possiamo fare è una breve analisi di alcuni fra i principali, soffermandoci sulle loro funzionalità.

• CashAndra. È un software di punto cassa destinato alle moderne attività di ristorazione e commercio al dettaglio. Parliamo di un gestionale disponibile per la piattaforma Android in grado di semplificare l'operatività di cassa. L'app offre quindi la possibilità di avere tra le mani un efficace strumento di controllo di quello che è l'andamento di gestione. Tra le principali funzionalità di CashAndra troviamo la vendita con lettura di barcode, il contenuto del cassetto, la gestione del magazzino e dei fornitori, promozioni e fidelizzazione, fatturazione elettronica, report degli incassi, esportazione dati contabili, e molto altro ancora. Uno dei maggiori punti forti di questo gestionale risiede nella modularità, ovvero nella possibilità di adeguarsi appunto attraverso dei moduli aggiuntivi in grado di offrire nuove funzioni, a seconda delle reali esigenze del ristoratore.
• Ristorandro. Questo innovativo software è pensato in maniera specifica proprio per il mondo della ristorazione. Attraverso l'utilizzo di questo software è possibile semplificare l'organizzazione del lavoro, snellire i processi dei collaboratori, ma soprattutto guadagnare tempo prezioso da destinarsi in altre attività più importanti. Mai come in questo caso la nota espressione "Il tempo è denaro" sembra opportuna. Tra le principali funzionalità troviamo un'interfaccia grafica pratica e di semplice interpretazione, le schermate di vendita totalmente personalizzabili, stampe affidabili e veloci, nessun antivirus necessario, backup automatico (importantissimo per preservare i dati raccolti), e moltissimo altro ancora. Attraverso Ristorandro infine, sarà possibile caricare online i propri menù, così da poterli rendere consultabile mediante web application, in ogni momento e su qualsiasi dispositivo.
• Soluzione negozio. Disponibile anche nella versione specifica Soluzione Ristorazione, il gestionale è una moderna soluzione nata per soddisfare le esigenze di moltissime attività, tra cui alimentari, forni, bar, tabacchi, edicole, ferramenta, casalinghi, calzature, parrucchieri e molto altro ancora. Nella sua versione destinata alle attività ricettive, il gestionale ben si sposa con le necessità di ristoranti, pizzerie, pub, trattorie, birrerie, e qualsiasi altra realtà del mondo della ristorazione. Il software dunque, è in grado di ridurre notevolmente i tempi di attesa in qualsiasi reparto del locale, dalla cucina alla sala, dalla presa delle comande a quello che è lo smistamento nei punti di ristorazione. Ovviamente il gestionale dispone di funzionalità specifiche per la gestione del conto e dei pagamenti, così da rendere più efficiente e rapido il servizio.
• e2k suite. Questo gestionale rappresenta probabilmente una delle soluzioni più complete del mercato, motivo per cui viene definito suite. Parliamo infatti di un programma che al suo interno racchiude dei moduli destinati a vari scopi: Food, Store e Hotel. Come facilmente intuibile, il primo Food è quello che riguarda il mondo della ristorazione, mentre Store è destinato a punti vendita e negozi no food, comprese le attività artigianali. Hotel infine rappresenta la soluzione perfetta per strutture del turistico alberghiero, come residence, hotel, B&B, ed altre. La struttura modulare del gestionale, consente l'attivazione del modulo di interesse a seconda delle proprie esigenze, ma è in grado di mantenere sempre e comunque un'interfaccia coerente e uniforme per qualsiasi ambito applicativo. Tutto questo non può che velocizzare il tempo di apprendimento per un corretto utilizzo della suite. Questo pacchetto di programmi supporta moltissimi supporti differenti, dai registratori di cassa più diffusi, alle stampanti non fiscali, POS, terminali Windows Mobile, scanner per codici a barre, chip card, lettori di tag e moltissimo altro ancora.

Software gestionali di ristorazione: in conclusione

A questo punto saranno sicuramente meglio compresi i moltissimi vantaggi e benefici che un software ristorazione può offrire. In realtà, a prescindere da quale soluzione verrà adottata, ad oggi non è più possibile mandare avanti un'attività ristorativa senza affidarsi ad un buon software gestionale ristorazione, perché la concorrenza si fa sempre più agguerrita, e perdere tempo non è più possibile. Ed è proprio questo il frangente dove si identificano più facilmente i vantaggi di un gestionale, ovvero nel tempo.

È inutile sottolineare infatti, come si dovrebbero limitare il più possibile i momenti di pressione, per quanto in alcuni casi siano inevitabili. Ad ogni modo un software gestionale ristoranti permetterà di guadagnare moltissimo tempo prezioso, che sarà possibile dedicare in attività potenzialmente più remunerative, come la pianificazione di una strategia di marketing, possibile ancora una volta grazie ai dati raccolti e analizzati grazie ai gestionali.

I software ristoranti citati precedentemente, seppur differenti tra loro in alcune funzionalità, sono tutti veloci, affidabili, e dotati di interfacce grafiche di semplice comprensione, caratteristica che ancora una volta permette di risparmiare tempo, ovvero quello dedicato all'apprendimento per un utilizzo corretto del gestionale. Gestione delle comande notevolmente semplificata, avanzamento portate, conti divisi, coperti automatici, spostamento dei tavoli, e monitoraggio dello stato degli stessi, sono solamente alcune delle funzionalità principali dei gestionali dedicati alla ristorazione.

Probabilmente una "semplice" lettura di questo articolo non sarà sufficiente a far comprendere pienamente la quantità enorme di benefici che è possibile ottenere grazie all'utilizzo di un buon gestionale di cassa. L'unica strada percorribile in tal senso dunque, è quella di rivolgersi ad una società specializzata, in grado di consigliare la soluzione migliore sulla base delle reali necessità dell'attività di ristorazione. Soluzione che verrà proposta a seconda di alcuni precisi parametri, come le dimensioni della realtà in questione, i suoi fatturati, e molti altri ancora.